Assistant Single Family Office, 60% in Zürich

Im Auftrag eines renommierten Single Family Offices in Zürich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n erfahrene/n Personal Assistant / Office Manager für den CEO.

Aufgaben

Sie übernehmen zentrale administrative Aufgaben zur Unterstützung des Managing Directors (MD) und tragen zur Gestaltung und Umsetzung der Kernstrukturen und -prozesse des Family Offices bei.
Sie entwickeln und implementieren effiziente Bürovorgänge sowie Ablagesysteme zur strukturierten Verwaltung physischer und digitaler Dokumente.
Sie verfassen Routinekorrespondenz, bearbeiten E-Mails und Telefonanfragen und gehen professionell auf externe Anfragen ein.
Sie leiten administrative Ad-hoc-Projekte zur Unterstützung des MD und der Geschäftsleitung, unterstützen bereichsübergreifende Projekte und helfen bei der Einführung von Projektmanagement-Tools (MS365).
Sie koordinieren Termine und Besprechungen für den MD und die Geschäftsleitung, organisieren Geschäftsreisen und erstellen Protokolle nach Bedarf.
Sie arbeiten eng mit IT-Spezialist*innen zusammen, um eine stabile und aktuelle IT-Infrastruktur sicherzustellen, und verwalten Serverstrukturen sowie Passwörter.
Sie sorgen dafür, dass die vom Vorstand und MD festgelegten Regeln und Richtlinien fair und gerecht umgesetzt werden.
Sie kommunizieren mit den Mitarbeitenden, beantworten Anfragen und unterstützen bei der Erledigung täglicher Aufgaben.
Sie bestellen und verwalten Büromaterialien, organisieren die Verpflegung im Office und bereiten Sitzungszimmer für Besprechungen vor.
Sie empfangen und betreuen Gäste im Family Office und pflegen Kontakte zu Kunden und externen Anbietern.
Sie übernehmen zusätzliche Aufgaben, die vom Managing Director (MD) und der Geschäftsleitung zugewiesen werden.
Sie kümmern sich um die professionelle Betreuung der Korrespondenz und Wünsche der Familie und stellen eine zeitnahe und effiziente Umsetzung aller Anliegen sicher.

Qualifikation

Sie verfügen über umfassende Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Family Office oder einer gehobenen Assistenzfunktion.
Dank Ihrer herausragenden organisatorischen Fähigkeiten und Flexibilität meistern Sie ein vielfältiges Aufgabenspektrum effizient und zielgerichtet.
Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse zeichnen Sie aus.
Ihre souveräne und professionelle Arbeitsweise trägt maßgeblich zur erfolgreichen Bewältigung anspruchsvoller Aufgaben bei.
Sie arbeiten eigenständig, übernehmen Verantwortung und lösen komplexe Herausforderungen mit Eigeninitiative.
Sie besitzen fundierte Kenntnisse in Microsoft 365.
Ihre hohe soziale Kompetenz und Diskretion ermöglichen eine einfühlsame und vertrauliche Betreuung der Familie.
Sie zeichnen sich durch großes Engagement und eine hohe Einsatzbereitschaft aus.

Benefits

Eine spannende und vielseitige Aufgabe in einem engagierten, kleinen und persönlichen Team erwartet Sie. Sie arbeiten in einem wertschätzenden Umfeld an zentraler Lage in Zürich. Das Angebot umfasst eine faire Vergütung sowie hervorragende Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.

Noch ein paar Worte zum Schluss

Bewerben Sie sich jetzt online:

Zunächst benötigen wir nur Ihren Lebenslauf, Sie müssen also kein Anschreiben hinzufügen.

Sobald wir Ihre Unterlagen geprüft haben, werden Sie wieder von uns hören.

Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen!

Gehaltsprognose
Personaldienstleistungen und -beratung

Verifizierte Job-Anzeige
Zürich
Vollzeit
71.500 CHF – 88.500 CHF (von XING geschätzt)

Vor OrtZu den Ersten gehören

Über diesen Job

Einleitung

Firma: Yakoubi Associates

Bewerben