Assistent (m/w/d) in Rheinfelden

Aufgaben

Eigenständige Führung und Koordination des Sekretariats der gesamten Betriebsgruppe, Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Führungsmannschaft, mehr als 40 Anlagen und 260 Mitarbeiter
Vollumfängliche Organisation von Terminen unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen, Planung regelmäßiger Meetings z.B. Jour Fixe und Kundenbesuche
Koordination, Abwicklung und Abrechnung sämtlicher Reiseaktivitäten unter Berücksichtigung der Richtlinien und Vorschriften
Bearbeitung der Korrespondenzen und eingehenden Mails nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, sowie die Organisation und Aufbereitung des Schriftverkehrs
Controlling der Kostenstelle inkl. Durchführung von SAP-Analysen sowie Rechnungsprüfung und -Bearbeitung und Erstellung von elektronischen Zahlungsaufträgen
Erstellung von Präsentationen, Diagrammen und Grafiken in deutsch und englisch
Unterstützung bei der Betreuung neuer Mitarbeiter
Pflege und Aktualisierung der Organigramme
Bestellabwicklung und Bearbeitung von Reklamationen in SAP (R11 und Ariba)
Monatliche Aufbereitung der Energiedaten
Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und Planung von internen Begehungen
Verwaltung aller notwendigen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen im Bereich
Zusammenstellung des Monatsabschlusses in Bezug auf USGQ und Überarbeitung des Gefahrenstoffkatasters
Vorbereitung mittelmäßig komplexer Dokumente mit Hilfe einer Vielzahl von Computeranwendungen wie Microsoft Office
Erstellung, Aktualisierung und Bereitstellung von Best-Practice-Unterstützung für MS-Dokumente, Datenbanken und andere Abteilungssysteme
Organisation des eigenen Arbeitsplans und ggfls. Zuweisung kurzfristiger Aufgaben an Dritte

Profil

Qualifikation, Ausbildung und notwendige fachliche Kenntnisse - erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Berufserfahrung als Assistenz
Erfahung im Umgang am Bildschirmarbeitsplatz, vor allen Dingen mit MS Office Applikationen und SAP
Fundierte Deutsch- und Englischkenntnisse
Kommunikationsfähigkeit, sowie sicheres und kompetentes Auftreten
Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
Selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise
Organisationsgeschick
Teamfähigkeit, Integrität und Loyalität
Organisationsgeschick, auch bezogen auf die Selbstorganisation, Belastbarkeit und geistige Flexibilität, schnelles Erkennen komplizierter Zusammenhänge und Zuständigkeiten, trotz vieler parallellaufender Vorgänge

Benefits

Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
Angenehmes Arbeitsklima
Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
Dynamisches und innovatives Marktumfeld
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH

Rheinfelden

Startdatum: sofort

Referenznummer: 790056/1

Firma: Hays Schweiz AG

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