Assistenz der Geschäftsführung 100% (w/m) in Basel

Stellenbeschreibung

Anstellungsart

100%

Arbeitsort

4052 Basel, BS

Vollständige Stellenbeschreibung

Du bist ein Organisationstalent, das Struktur in jeden Tag bringt? Du behältst den Überblick, auch wenn es mal turbulent wird? Und du möchtest in einem dynamischen, erfolgreichen Unternehmen arbeiten, in dem du wirklich geschätzt wirst?

Dann bist du bei uns genau richtig!

Claym Kommunikation GmbH ist seit 2019 der führende Partner für KMUs in der Schweiz, wenn es um strategische Kundengewinnung, Mitarbeitergewinnung und effiziente Prozesse geht. Jetzt suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung, die uns den Rücken freihält und uns in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen unterstützt.

Kurz gesagt: Wir suchen nicht nur eine Assistenz, sondern eine vertrauensvolle rechte Hand, die uns in unserem Alltag maximal entlastet und mitdenkt.

Was du bei uns bekommst:

✅ Verantwortung & Vertrauen: Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und bist ein zentraler Bestandteil unseres Teams.

✅ Einzigartige Unternehmenskultur: Wir schätzen und fördern Talente – bei uns bist du nicht „nur“ eine Assistenz, sondern eine unverzichtbare Säule unseres Unternehmens.

✅ Flexibles Arbeiten: flexible Arbeitszeiten ermöglichen dir eine optimale Work-Life-Balance.

✅ Attraktive Vergütung: Wir wissen, dass exzellente Arbeit belohnt werden muss – du erhältst eine faire Bezahlung.

✅ Weiterentwicklung: Bei uns kannst du wachsen – mit regelmässigen Coachings und Weiterbildungsmöglichkeiten.

✅ Ein modernes Arbeitsumfeld: Effiziente digitale Tools und eine strukturierte Organisation sorgen dafür, dass du effektiv arbeiten kannst.

Deine Rolle bei uns:

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die Schaltzentrale zwischen den beiden Geschäftsführern, den Teams und externen Partnern. Du hältst die Fäden zusammen, planst voraus und sorgst dafür, dass Prozesse reibungslos laufen.

Deine Aufgaben umfassen unter anderem:

E-Mail- und Terminmanagement – Du filterst, priorisierst und beantwortest E-Mails, koordinierst Termine und bereitest Meetings vor.

Kommunikation & Organisation – Du übernimmst Telefonate mit Kunden und Partnern und sorgst für klare Kommunikation.

Zahlungsmanagement & Buchhaltungsvorbereitung – In Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungspartner kümmerst du dich um Zahlungen, Belege und Finanzorganisation.

Onboarding & Team-Unterstützung – Du begleitest neue Mitarbeiter im Onboarding-Prozess und unterstützt bei internen Schulungen.

Projekt- & Eventmanagement – Von internen Meetings über Team-Events bis hin zu strategischen Projekten – du planst, organisierst und setzt um.

System- und Prozessoptimierung – Du arbeitest mit uns an der Implementierung neuer Systeme und optimierst bestehende Abläufe.

Wann du dich NICHT bewerben solltest:

Dieser Job ist nicht für jeden.

Wir suchen keine reine „Abarbeitungskraft“ – sondern eine echte Unterstützung, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Lösungen findet. Wenn du dich in den folgenden Punkten wiederfindest, dann ist diese Position wahrscheinlich nicht das Richtige für dich:

❌ Du wartest auf genaue Anweisungen für jeden kleinen Schritt. – Klar, eine Einarbeitung gibt es, aber wir suchen jemanden, der selbstständig Lösungen findet und Entscheidungen vorbereitet, anstatt bei jeder Kleinigkeit nachzufragen.

❌ Du bist schnell beleidigt oder kannst mit direktem Feedback nicht umgehen. – Wir arbeiten schnell, effizient und direkt. Das bedeutet, dass du ehrliches Feedback bekommst – nicht, um dich zu kritisieren, sondern um gemeinsam zu wachsen und besser zu werden.

❌ Du hast eine „Dienst-nach-Vorschrift“-Mentalität. – Wenn du nur einen Job suchst, um deine Stunden abzuarbeiten und deine Rechnungen zu zahlen, wirst du dich hier nicht wohlfühlen. Wir sind ein Team mit einer grossen Vision, und wir brauchen jemanden, der sich mit unserer Mission identifizieren kann.

❌ Du magst es nicht, Verantwortung zu übernehmen. – Bei uns bekommst du nicht nur Aufgaben, sondern auch die Möglichkeit, Prozesse mitzugestalten. Wenn du lieber nur das machst, was dir gesagt wird, ist das hier nicht der richtige Platz für dich.

❌ Du arbeitest lieber langsam und perfektionistisch, statt Dinge effizient zu erledigen. – Hier zählt eine Get-Things-Done-Mentalität. Das bedeutet, dass du pragmatisch arbeitest, smarte Lösungen findest und priorisieren kannst – anstatt ewig an einer Kleinigkeit zu feilen.

❌ Du kannst nicht gut mit digitalen Tools umgehen. – Unser Alltag ist digital und effizient organisiert. Wenn du kein Interesse daran hast, mit modernen Tools zu arbeiten oder dich in neue Systeme einzuarbeiten, wird es schwierig.

❌ Du suchst einen gemütlichen Bürojob ohne Dynamik. – Unser Unternehmen wächst schnell, und wir arbeiten in einem dynamischen Umfeld. Wer nur eine ruhige Routine will, wird sich hier nicht wohlfühlen.

Klingt nach deinem Traumjob?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams!

Schick uns deine Bewerbung mit Lebenslauf und einem kurzen Anschreiben, warum du perfekt für diese Rolle bist und bewirb dich direkt über unsere Karriereseite.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Wichtiger Hinweis:

Wir sind der Überzeugung, dass man als Team mehr Spass & Erfolg zusammen hat. Du sollst gerne zur Arbeit kommen und uns dabei helfen, weiterhin beste Ergebnisse für unsere Kunden zu erzielen. Daher bieten wir keine 100% Remote-Stelle oder Homeoffice an.

✅ Erfahrung in einer vergleichbaren Position – Assistenz, Office Management oder vergleichbare Tätigkeiten.

✅ Absolute Vertrauenswürdigkeit & Diskretion – Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

✅ Struktur & Eigenverantwortung – Du erkennst, was getan werden muss, ohne dass man es dir sagen (immer) muss.

✅ Kommunikationsstärke – Ob per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch – du weisst, wie du souverän auftrittst.

✅ Organisationstalent – Multitasking ist für dich kein Stress, sondern deine Superkraft.

✅ Affinität zu digitalen Tools – Wir arbeiten mit modernen Systemen und erwarten einen sicheren Umgang mit digitalen Lösungen.
4052 Basel, BS

Homeoffice

100%

Firma: Claym Kommunikation GmbH

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