Executive Assistant Chief People & Culture Officer in Zürich

Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung? Dann haben wir diese in einem hochspannenden und dynamischen Unternehmen mit bester Reputation zu bieten, dass dank Mitarbeitenden und engagierten Partner*innen eine führende Stellung im Markt einnimmt und global vertreten ist. Im Auftrag unserer Klientin suchen wir eine weltoffene, top-motivierte und vertrauenswürdige

Executive Assistant Chief People & Culture Officer

mit Weiterbildung im Bereich HR

HR-Assistenz ist eine Herzensangelegenheit, das haben Sie erkannt und Sie stehen mit einigen Jahren Berufserfahrung an einem Punkt, an dem Sie Ihre multiplen Fähigkeiten bereits gewinnbringend einsetzen konnten, aber auch noch an neuen Aufgaben wachsen möchten. Durch die internationalen Standorte, Change-Management, Sustainability und Diversity & Inclusion sind Sie mit einer Bandbreite von Themen konfrontiert und unterstützen die CPO sowie die HR-Direktorin bei der Administration und Steuerung des modernen Personalwesens. Dabei sorgen Sie täglich aufs Neue dafür, dass die Dinge für die beiden sympathischen und erfahrenen Managerinnen rund laufen. Eine ideale Ausgangsposition haben Sie, wenn Sie über mehrjährige Assistenzerfahrung verfügen und sich parallel dazu im HR weitergebildet oder aber fachliches Know-how «on the job» erworben haben. Ihre Professionalität in HR-Prozessen zeichnet Sie ebenso aus wie ein hohes Dienstleistungs- und Qualitätsbewusstsein – all das setzen sie täglich zu Gunsten Mitarbeitenden ein. Darüber hinaus tragen Sie zur kontinuierlichen Optimierung der Abläufe bei. So entwickeln Sie sich rasch zu einer unverzichtbaren Stütze des Teams «Global People & Culture». Wenn Sie darüber hinaus offen sind, neue Herausforderungen motiviert anzugehen und zum Erfolg beitragen möchten, sind Sie bei unserem Kunden am richtigen Ort.

Ihre Aufgaben im Überblick

Koordinationsschnittstelle Office «People & Culture» damit verbunden Kanalisierung/Auswertung der Informations- und Kommunikationsströme.
Steuerung der Terminadministration; Organisation von Meetings, (Online-) Interviews, Trainings, Events, Reisen.
Koordination/Triage von E-Mails; allgemeine Korrespondenz Deutsch / Englisch; Protokollführung.
Proaktive Unterstützung des gesamten HR-Zyklus, Erstellung von Rollenprofilen und Zeugnissen, Stelleninseraten, Genehmigungsanträgen, Erstellung von Reports sowie das Tracking aller laufenden HR-Projekte.
Unterstützung bei der Vereinheitlichung von Dokumenten, Erstellung von Vorlagen und Präsentationen.
Verwaltung der Personaldossiers; Kontrolle von «action items», Fristen, Terminen, etc.
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung standortübergreifender Manuals und Richtlinien, die in allen Niederlassungen weltweit Anwendung finden.
Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten; Erstellung von HR-Auswertungen, Tools, Checklisten.
Mitwirkung bei Onboarding-Prozessen in Bezug auf den gesamten HR-Life-Cycle.
Verwaltung aller personalrelevanten Daten mit dem Programm SAP Success Factors.
Administrative Vorbereitung von Performance-Management Gesprächen und Trainings für Mitarbeitende.
Bereitstellung und stetige Aktualisierung von Informationen/Daten für den externen Lohnabrechnungsanbieter.

Womit Sie uns überzeugen
Die Persönlichkeit ist unserer Klientin ebenso wichtig wie Ihre Erfahrung: Ausgeprägte Sozialkompetenz mit gesundem Pragmatismus und Resilienz – damit begegnen Sie den stetig wechselnden Prioritäten. Dank Ihrer offenen, verbindlichen Wesensart verschaffen Sie sich auf allen Stufen Akzeptanz. Organisieren, koordinieren und kommunizieren, praktisch ausschliesslich auf Englisch, macht Ihnen einfach Freude. Nicht zuletzt überzeugen Sie mit einer ausgeprägten «can do» Einstellung. Was ist sonst noch gefragt:

Kaufmännische Ausbildung oder Direktionsassistenz mit relevanter HR-Weiterbildung; Kenntnisse des Schweizer Arbeits- und Sozialversicherungsrechts.
Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion; Erfahrung in operativen HR-Prozessen.
Idealerweise Auslandsaufenthalte; Gespür für interkulturelle Zusammenarbeit und die Themen Diversity & Inclusion.
Vernetztes Denken - immer das Gesamtbild im Blick, um entsprechend zu agieren.
Weitsicht bei der Arbeit unter Zeitdruck.
Strukturiertes Arbeiten und Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen.
Ein überdurchschnittliches Mass an Eigeninitiative, Selbständigkeit und Umsetzungsstärke.
Entrepreneuerial mindset; lösungsorientiertes Handeln – immer einen Schritt voraus. Das Erbringen einer top Dienstleistung ist Passion.
Muttersprache Deutsch; Englischkenntnisse auf Stufe Proficiency. Französisch- oder Italienischkenntnisse erwünscht.
Flair für sprachlichen Ausdruck, dieser findet Anwendung bei der Erstellung von Inseraten oder Candidate Reports.
Versierte Kenntnisse der MS-Office-Suite | Mac OS X Kenntnisse sowie moderner Kollaborationstools (Zoom, Teams).
Souveränes, professionelles Auftreten gepaart mit gewinnender Ausstrahlung, Stil und Niveau.
Teamplayer-Qualitäten und ein gutes Gespür für Menschen und Situationen.

Was Sie erwartet
Sie bewegen sich in einem hochkarätigen Umfeld mit spannenden Persönlichkeiten und haben die Chance, die Personalpolitik in einem erfolgreichen Unternehmen mitzuprägen. Sie finden dort ein Höchstmass an Motivation und Leidenschaft vor. Ihr Arbeitsplatz befindet sich bestens an ÖV angebunden in Zürich. Wenn Sie gerne Teil einer einzigartigen Erfolgsgeschichte in einem agilen Team mit einer offenen Arbeitsatmosphäre werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise). Bitte senden Sie uns diese mit einem Motivationsschreiben und Kennziffer «EA-CPO » an apply@barnickelfellows.ch

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68

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Firma: Barnickel & Fellows GmbH

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