Home Candidates Jobs Executive Assistant Head International – Alternative Investment Boutique Zürich

Executive Assistant zur Unterstützung des Head of International, Mitglied des Executive Committee mit Sitz in Zürich. In dieser Rolle übernehmen Sie alltägliche Verwaltungsaufgaben und fungieren als zentraler Ansprechperson für verschiedene interne und externe Stakeholder weltweit.

Ihre Aufgaben

Kalenderverwaltung: Effiziente Verwaltung eines äußerst dynamischen Kalenders, Planung von Meetings, Terminen und Veranstaltungen, Sicherstellung, dass alle Termine auf Grundlage der Geschäftsprioritäten geplant werden, Übernahme der Rolle eines „Gatekeepers“
Reiseplanung: Organisation häufiger und komplexer internationaler Reisen (Visum, Reiserouten, Visum usw.)
Aufbau starker und produktiver Arbeitsbeziehungen mit externen und internen Geschäftspartnern (z. B. Assistenten der Geschäftsleitung von Mitgliedern des Führungsteams, Kunden, Partnern)
Sonstige Aufgaben: Bereitstellung allgemeiner Verwaltungsunterstützung, einschließlich E-Mail-Korrespondenz, Vorbereitung der Kommunikation im Namen der Geschäftsleitung, Telefonanrufe und Dokumentenvorbereitung, Ablage
Pflege der Kontaktdatenbank einschließlich wichtiger Kunden und Partner
Spesenabrechnungen: Bearbeitung und Verwaltung von Spesenabrechnungen, Sicherstellung der Genauigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien

Ihr Profil

Mindestens 5 Jahre einschlägige Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung in einem internationalen Umfeld; davon 2+ Jahre in der Finanzbranche
Leidenschaft für Kundenservice mit Fokus auf Genauigkeit und Liebe zum Detail
Erfahrung in der Arbeit mit internationalen Teams und über verschiedene Zeitzonen hinweg
Außergewöhnliche Fähigkeiten in Organisation und Zeitmanagement
Energiegeladener und engagierter Profi, der leidenschaftlich gerne mit Menschen arbeitet und zu einem positiven Arbeitsumfeld beiträgt
Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich
Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse, zusätzliche Sprachen sind ein Plus
Fähigkeit, mit sensiblen und vertraulichen Informationen diskret umzugehen
Anpassungsfähigkeit und proaktiver Ansatz zur Problemlösung
Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, WordPowerPoint, Excel
Teamplayer mit einer proaktiven „can do “-Einstellung, bereit, im Laufe der Entwicklung der Rolle neue Aufgaben und Herausforderungen anzunehmen
Executive Assistant Head International – Alternative Investment Boutique Zürich

Firma: kessler.vogler GmbH

Einsatz

Arbeitspensum:
50 - 100%
Anstellungsverhältnis:
Festanstellung oder temporär

 

Stellen-Typ:
Mitarbeiter/In
Arbeitsort:
Zürich (ZH)

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Publikationsdatum: 21.09.2024

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