Leiter/in Administration & Geschäftsleitungsassistent/in 60 %

Wir suche im Auftrag der Cocon GmbH, zur Verstärkung des Teams in Zürich eine vielseitige und engagierte Persönlichkeit, die in der Rolle der Assistenz der Geschäftsleitung sowie als Leitung der Administration eine zentrale Funktion übernimmt.

Die Firma Cocon GmbH ist ein dynamisches, wachsendes Unternehmen, das sich für Kinder und Familien engagiert. Unterstützt von einem motivierten Team, bestehend aus acht Mitarbeitenden, arbeiten die mit Leidenschaft und Fachkompetenz daran, ihre Mission erfolgreich umzusetzen.

Sie eine unverzichtbare Stütze der Geschäftsleitung sorgen dafür, dass operative und strategische Aufgaben effizient umgesetzt werden. Dies in der Position als:

Ihre Aufgaben umfassen:

Assistenz der Geschäftsleitung

Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, inklusive Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Erstellung von Protokollen
Organisation und Durchführung von internen Projekten und Sonderaufgaben
Recherche, Aufbereitung und Analyse von Informationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen
Schnittstellenmanagement zwischen der Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Partnern
Marketing

Personalwesen

Unterstützung in der Lohnbuchhaltung und Personaladministration (z. B. Vertragsmanagement und Pflege der Personaldossiers)
Koordination des gesamten Rekrutierungsprozesses
Ansprechperson für Mitarbeitende in HR-Fragen
Eintritt/Austritt AHV- und Pensionskasse
Ferien- und Überzeit-Guthaben berechnen und überprüfen / Controlling

Buchhaltung und Administration

Überwachung und Bearbeitung von Kostengutsprachen (KUEG) sowie deren Abrechnung
Zusammenarbeit mit externen Partnern zur Pflege der Finanzbuchhaltung
Erstellung, Nachverfolgung und Verwaltung von Offerten und administrativen Unterlagen.
Liquiditätskontrolle zuhanden der Geschäftsleitung
Bereitstellen der Debitoren/Kreditoren (Buchungen erledigt ein Treuhandbüro)

Kommunikation und Zusammenarbeit

Pflege der Beziehungen zu Trägerschaften und Behörden
Enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden im Aussendienst und internen Teams.

Anforderungsprofil

Kaufmännische Grundausbildung mit Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.

Weiterbildung im Bereich HR (z. B. Personalassistenz) von Vorteil.

Betriebswirtschaftliche Ausbildung erwünscht
Idealerweise Erfahrung in der Buchhaltung und Verwaltung.
Versierter Umgang mit IT-Tools (z. B. MS Office); Bereitschaft, sich in neue Systeme einzuarbeiten.
Organisationsstärke, strukturierte, effiziente und zielorientierte Arbeitsweise.
Rasche Auffassungsgabe
Kommunikationsstärke in Wort und Schrift.
Flexibilität und Belastbarkeit, auch in dynamischen und herausfordernden Situationen.
Versiert im Umgang mit Zahlen

Was wir dir bieten

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position in einem wachsenden Unternehmen.
Die Möglichkeit, Ihre Ideen und Kompetenzen aktiv einzubringen und mitzugestalten.
Selbständige Einteilung der Aufgaben
Ein motiviertes, kollegiales Team sowie eine wertschätzende Unternehmenskultur.
Unterstützung bei Ihrer persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.
Eine faire und marktgerechte Entlöhnung
Zentraler Arbeitsplatz in Zürich am Helvetiaplatz
5 Wochen Ferien

Neugierig geworden?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form an: Stefan Heun Excellent Personaldienstleistungs AG
Weberstrasse 10
8004 Zürich

Your contact person
Mr Stefan Heun
+41 44 299 90 31
stefan.heun@excellent-personal.ch

Leiter/in Administration & Geschäftsleitungsassistent/in 60 %

05.02.2025

8004 Zürich (ZH) 60% By agreement Permanent

Firma: Excellent Personaldienstleistungs AG

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