Office Manager & Geschäftsleitungsassistenz 80-100% in Zug

Für unseren Kunden, Teil einer KMU- bzw. mittelständisch geprägten Unternehmensgruppe in Zug, suchen wir eine erfahrene und motivierte Person als Office Manager und Geschäftsleitungsassistenz. In dieser Rolle koordinieren Sie die administrativen Prozesse, unterstützen den Geschäftsführer sowie weitere Mitarbeiter und stellen einen reibungslosen Betrieb des Büros sicher. Das KMU bietet eine familiäre Arbeitsatmosphäre

Stellenbeschreibung

hinzugefügt 10/04/2025

Interessante, fordernde Rolle mit abwechslungsreichen Aufgaben
KMU (Teil einer Unternehmensgruppe) in der Nähe von Zug

Firmenprofil

Für unseren Kunden, Teil einer KMU- bzw. mittelständisch geprägten Unternehmensgruppe in Zug, suchen wir eine erfahrene und motivierte Person als Office Manager und Geschäftsleitungsassistenz. In dieser Rolle koordinieren Sie die administrativen Prozesse, unterstützen den Geschäftsführer sowie weitere Mitarbeiter und stellen einen reibungslosen Betrieb des Büros sicher. Das KMU bietet eine familiäre Arbeitsatmosphäre

Stellenbeschreibung

Reisemanagement & Koordination

Selbständige Organisation komplexer Geschäftsreisen für die Geschäftsleitung (v. a. Flüge, Hotels, Transfers, Restaurant- und Event-Reservierungen)
Erstellung, Verwaltung und Abstimmung von Reise- und Spesenabrechnungen - auch in Zusammenarbeit mit internationalen Einheiten der Gruppe

Kalender- & Kontaktmanagement

Vorausschauende, strukturierte Führung der Agenda der Geschäftsleitung inkl. Terminplanung, Priorisierung und Koordination von internen wie externen Meetings
Pflege und Aktualisierung relevanter Kontaktdaten

Buchhaltungsnahe Aufgaben

Prüfung und Aufbereitung von Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Versicherungsunterlagen in Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung
Unterstützung bei der Liquiditätsplanung und Projektkostenabrechnungen
Stammdatenpflege von Mitarbeitenden und Unterstützung bei Jahresabschlussthemen

Office Management & interne Prozesse

Verantwortung für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag: Koordination externer Dienstleister, Materialbestellungen, Pflanzenpflege, Raumorganisation
Aktive Mitarbeit im gruppenweiten IT- und Prozess-Team: Dokumentation von Hardware, Verwaltung von Lizenzen und IT-Kommunikation

Dokumenten- & Ablagestruktur

Verwaltung und Weiterentwicklung einer effizienten, konsistenten Ablagestruktur (physisch & digital)
Organisation und Dokumentation wichtiger Geschäftsvorgänge inkl. Protokollführung bei VR-Sitzungen und Vorbereitung von Unterlagen

Events & Sonderprojekte

Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen nach Verfügbarkeit

Anforderungsprofil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Ausbildung zur Direktionsassistenz von Vorteil)
Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle
Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse
Professioneller Umgang mit Microsoft Office

Zuverlässig, vertrauenswürdig und belastbar - jemand, auf den man sich jederzeit verlassen kann, auch unter Druck.
Sorgfältig, genau und freundlich im Umgang - gewissenhaft bis ins Detail, ohne an Effizienz einzubüssen, und dabei stets angenehm im Team.

Sonstige Informationen

Wenn Sie eine neue Herausforderung in einer vielseitigen und dynamischen Rolle suchen und glauben, dass Sie die erforderlichen Fähigkeiten und die Leidenschaft mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Referenznummer angeben

JN-042025-6716197

Zusammenfassung

Berufsfeld
Zug Festanstellung

Firma: Michael Page International

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