Personal Assistant Single Family Office | 100 % in Zürich

Bei unserer Klientin handelt es sich um ein Single Family Office ansässig in Zürich. Wir suchen eine organisationsstarke PA, die sowohl Integrität als auch Professionalität verbunden mit Fingerspitzengefühl als Grundlage ihrer Arbeit sieht. Ein Stellenantritt ist per sofort möglich.

Personal Assistant Single Family Office | 100 %

Der Tätigkeitsschwerpunkt des Family Offices liegt in der Beteiligungs- und Vermögensverwaltung sowie in der Unterstützung der Familie in privaten Anliegen.

Sie sind eine kommunikationsstarke Persönlichkeit, die den Assistenzberuf mit viel Leidenschaft und Engagement ausübt, die Dinge an die Hand nimmt und sich in einem kleinen Team wohlfühlt. Die Aufgaben und Strukturen in einem Family Office sind speziell und erfordern Ihre Bereitschaft, sich vor allem auch um die Erledigung von privaten Anliegen zu kümmern. In Ihrer Funktion konzentrieren Sie sich auf eine einzelne Person und bieten hier eine 360°-Betreuung rund um die Themen Planung und Koordination des Alltags. Flexibilität, Organisationstalent und Gelassenheit sind die Eigenschaften, mit denen Sie erfolgreich sind. Eine solche Position muss man «wollen», und sie ist nicht vergleichbar mit einer Assistenzfunktion in einem Konzern- oder KMU-Umfeld. Nachfolgend das Aufgabenprofil im Überblick:

Organisation der kompletten Termin- und Reiseplanung der Principal Familie (4 Personen mit Fokus auf Principal).
Erledigung von persönlichen Belangen; private Besorgungen, online Bestellungen
Gesamter Zyklus des Life-Style Managements.
Bearbeitung Posteingang und Vorbereitung der Korrespondenz D/E, Protokollführung an Sitzungen.
Unterstützung weiterer Familienmitglieder bspw. bei Reisen, Relocation, etc.
Property Management: Laufende Betreuung der Liegenschaften; erste Kontaktperson für das Hauspersonal; Koordination und Überwachung der Aufgaben und Arbeitsabläufe im Anwesen, Koordination von Absenzen bzw. Einsatzplanung.
Organisation von privaten Einladungen und Events, Luncheons, Dinners.
Kontakt- und Ablagemanagement; Adressverwaltung sowie Kontrolle von «action items», Fristen, Terminen, etc.
Schnittstelle zum Family Office.

Nicht zuletzt nehmen Sie sich aller Dinge an, die im Laufe des Tages rasch und pragmatisch gelöst werden müssen. Sie sind sich für keine Aufgabe zu schade und haben einfach Freude daran, eine erstklassige Dienstleistung zu bieten. Mit viel Eigeninitiative helfen Sie bei der Navigation durch Alltag und stellen sicher, dass alle zum richtigen Zeitpunkt, mit den richtigen Unterlagen am richtigen Ort sind. Hierfür bringen Sie folgende Eigenschaften und Qualifikationen mit:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ggf. mit einer relevanten Weiterbildung. Auch wenn kein strategischer Support gefragt ist, hat die Principal Familie eine Präferenz für Personen mit einem B.A. Abschluss.
Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung Family Office, Privatsekretariat, Luxus-Hotellerie, Estate Management.
Fliessende, stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Stufe C1/Advanced)
Versierte MS-Office-Kenntnisse (Office 365); Sie sind IT-affin (Zoom, Teams)
Planungs- und Organisationstalent mit Multitasking-Fähigkeiten.
Vorausschauend, lösungsorientiert - Sie denken vernetzt und besitzen die Fähigkeit, herausfordernde Situationen mit Sachverstand und Pragmatismus zu lösen.
Sie sind vertrauenswürdig, belastbar und flexibel gepaart mit einer herzlichen Wesensart und guten Umgangsformen.
Führerschein der Kategorie B.
Absolute Verschwiegenheit.

In erster Linie richten wir unser Augenmerk auf Ihre Persönlichkeit: Sie zeichnen sich durch eine «can do»-Einstellung aus und halten die Fäden so in der Hand, dass Sie jederzeit als versierte Persönlichkeit wahrgenommen werden. Ausserdem kommunizieren Sie sicher und gehen mit Ihrer freundlichen und respektvollen Art auf Ihr Gegenüber ein – immer mit einem guten Gespür für die richtige Einschätzung der Situation und für das richtige Timing.

Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen – das wünschen wir uns von Ihnen. Es erwartet Sie eine nicht alltägliche Aufgabe, die geprägt ist von neuen Ideen und Projekten des Prinzipals. Ihr Arbeitsplatz ist modern und es steht ein Parkplatz zur Verfügung. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise), die Sie uns bitte mit einem aussagekräftigen Motivationsschreiben und Kennziffer «PA Single-FO25» an apply@barnickelfellows.ch senden.

Wir bitten um Verständnis, dass wir zum jetzigen Zeitpunkt keine weiterführenden Angaben zu unserer Klientin machen können.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68

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Firma: Barnickel & Fellows GmbH

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