PMO Consultant (m/w/d) - DORA Implementierung in Zürich

Stellenbeschreibung
Über das Projekt:
Im Rahmen des Digital Operational Resilience Act (DORA)-Programms suchen wir einen erfahrenen PMO-Consultant, der die Programmleitung umfassend in allen Projektaktivitäten unterstützt und als zentrale Anlaufstelle für die Teilprojektleiter*innen (Capability Cluster Leads) fungiert.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Unterstützung der DORA-Programmleitung:

Enge Zusammenarbeit mit der DORA-Programmleitung und Unterstützung bei der Umsetzung und Steuerung aller projektbezogenen Aktivitäten.
Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Programms durch kontinuierliche Abstimmung und proaktive Problemlösung.

Steuerung der Teilprojektleiter*innen (Capability Cluster Leads):

Koordination und Unterstützung von 13 Capability Cluster Leads (CC Leads) bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und Einhaltung der Projektziele.
Regelmäßige Abstimmung mit den CC Leads zur Überprüfung und Sicherstellung der termingerechten und inhaltlich korrekten Umsetzung ihrer Action Items in SharePoint.

Pflege und Management des DORA-Action-SharePoints:

Aktualisierung und Pflege der SharePoint-Plattform, die alle offenen und abgeschlossenen Aufgaben der CC Leads dokumentiert.
Erfahrungen mit SharePoint sind von Vorteil, um die Einhaltung der Aufgabenübersicht und die Verfügbarkeit von relevanten Daten sicherzustellen.

Erstellung von Reports für die Geschäftsleitung (GL) und Steering Committee (SteCo):

Aufbereitung und Analyse der Daten aus SharePoint zur Erstellung regelmäßiger Berichte für die Geschäftsleitung und das Steering Committee.
Sicherstellung der Genauigkeit und Aktualität der Reports zur Berichterstattung über Projektfortschritte und -status.

Vorbereitung von Steering Committee Präsentationen:

Erstellung und Anpassung von Präsentationen für das Steering Committee und andere wichtige Gremien, um den aktuellen Projektstatus und Fortschritt zu präsentieren.
Sicherstellung, dass die Präsentationen auf dem neuesten Stand sind und bestehende Materialien effektiv wiederverwendet werden.

Erstellung und Anpassung von Kommunikations- und Awareness-Material:

Entwickeln und Anpassung von Kommunikations- und Schulungsmaterialien basierend auf bestehenden Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder informiert und geschult sind.
Sicherstellung einer konsistenten und zielgerichteten Kommunikation innerhalb des Projektteams und zu anderen Projektbeteiligten.

Proaktive Zusammenarbeit mit den CC Leads:

Enge, proaktive Zusammenarbeit mit den Capability Cluster Leads, um sicherzustellen, dass die Action Items in SharePoint zeitgerecht und inhaltlich korrekt bearbeitet werden.
Klare Abstimmung der Prioritäten und Deadlines in Absprache mit den jeweiligen Leads.

Nachweis und Evidenzmanagement:

Einholen und Dokumentation der notwendigen Evidenzen gemäß den Anforderungen, wie in SharePoint beschrieben.
Koordination und Abstimmung mit Kontrollfunktionen zur Überprüfung der Evidenzen und Sicherstellung der Einhaltung aller Anforderungen.

Teilnahme und Zusammenfassung des Global DORA Calls:

Regelmäßige Teilnahme an den globalen DORA-Meetings und Erstellung von Zusammenfassungen und Protokollen für die Projektbeteiligten.

Anforderungen:

Erfahrung in der Projektsteuerung und -koordination, vorzugsweise im Rahmen von regulatorischen oder IT-Projekten.
Fundierte Kenntnisse in der Nutzung von SharePoint zur Aufgaben- und Dokumentenverwaltung.
Erfahrung in der Erstellung von Berichten und Präsentationen für die Geschäftsleitung oder Entscheidungsgremien.
Starke Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Eigeninitiative.
Fähigkeit, komplexe Sachverhalte prägnant und verständlich darzustellen und zu dokumentieren.
Sicherer Umgang mit MS Office-Tools, insbesondere PowerPoint und Excel.

Zusätzliche Qualifikationen:

Erfahrung im regulatorischen Umfeld oder mit Compliance-Projekten ist von Vorteil jedoch nicht zwingen notwendig
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Maximillian Hirtz

Firma: GULP Schweiz AG

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