Sachbearbeiter:in Sekretariat (KV: Personalassistent:in) / Fest

Nach einem erfolgreichen Start unserer neuen Berner Filiale im November 2023 suchen wir engagierte Mitarbeiter:innen, die mit uns wachsen und Erfolge feiern möchten. Wenn du mit Leidenschaft, Teamgeist und der Bereitschaft, auch mal die Extrameile zu gehen, einen nachhaltigen Beitrag leisten möchtest, dann bist du bei uns genau richtig!

Sachbearbeiter:in Sekretariat (KV: Personalassistent:in) / Fest

Deine vielseitigen Haupttätigkeiten in dieser Funktion sind:

Kunden- und Mitarbeitendenbetreuung:

Erster Ansprechpartner für allgemeine Anfragen über alle Kanäle (Telefon, E-Mail, Social Media, vor Ort)
Freundlicher, professioneller und lösungsorientierter Umgang mit Kunden und Mitarbeitenden
Kompetente Bearbeitung von Anliegen, die durch das Sekretariat erledigt werden können
Effiziente Triage und Weiterleitung komplexerer Anfragen an Personalberater oder Filialleiter

Vertrags- und Dokumentenmanagement:

Zeitnahe und korrekte Erstellung sowie Kontrolle von Einsatzverträgen
Selbstständiges Einholen und Verwalten wichtiger Unterlagen (z. B. Aufenthaltsbewilligung, Strafregisterauszüge, Bankverbindungen)
Erfassung, Pflege und Aktualisierung der Stammdaten der Mitarbeitenden

Administrative und organisatorische Unterstützung:

Onboarding neuer Mitarbeitender und Bereitstellung relevanter Informationen
Unterstützung des Filialleiters bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
Sorgfältige Verwaltung und rechtzeitige Bestellung von Büromaterial in Abstimmung mit dem

Filialleiter

Sicherstellung eines professionellen Auftritts der Filiale Bern (Räumlichkeiten & Webauftritt)
Planungen von Mitarbeitern- und Kundenevents sowie Messen

Abrechnungen & Berichterstattung:

Kontrolle von Arbeitsstunden und termingerechte Weiterleitung an die Buchhaltung
Verwaltung und Bearbeitung von Rapporten
Unterstützung des Kaderberaters bei administrativen Aufgaben

Mit deiner strukturierten und proaktiven Arbeitsweise trägst du massgeblich zum Erfolg unserer Berner Filiale bei!Was du mitbringen solltest:

Kaufmännische Grundbildung
mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung in der Personaladministration, in der Lohnverarbeitung oder im Personalverleih
Selbständige, sehr engagierte und pflichtbewusste Persönlichkeit
Stilsicheres Deutsch sowie einwandfreie Rechtschreibung
Professionelles Auftreten und gepflegte Ausdrucksweise
Schnelle Auffassungsgabe
Interessierte:r, humorvolle:r Teamplayer:in
Proaktive, vernetztes Denken und Handeln
Weiterbildung zum:r Personalassistent:in oder ähnliches von Vorteil

Deine Benefits bei uns:

Geregelte Arbeitszeiten (Frühdienst: 07.00 - 16.30 Uhr, Spätdienst: 08.30 - 18.00 Uhr)
1 Tag Homeoffice
Sehr zentrale Lage des Büros nähe Hauptbahnhof Bern
Du möchtest nicht nur eine Nummer sein in einem grossen Team, sondern schätzt es in einem kleinen Team gemeinsam grosses zu erreichen. (Kollegiales und dynamischen Team)
5 Wochen Ferien
Teamevents
DU-Kultur bis zum Geschäftsführer

Haben wir deine Neugier geweckt? Dann zögere nicht und bewerbe dich noch heute. Wir freuen uns darauf, dich persönlich kennen zu lernen. Gehe mit uns gemeinsam diesen Weg diese Filiale aufzubauen und gross werden zu lassen!

Rafael Ritz

Arbeitsort

3011 Bern
14.02.2025 80% - 100% Festanstellung

Gestalte mit uns die Zukunft der Pflege - Werde Teil unseres wachsenden Teams in Bern!

Seit über 16 Jahren bringt Vokus Personal die richtigen Pflegefachkräfte mit den passenden Einrichtungen zusammen und das mit Herz und Verstand. Unsere Mission: die Freude am Pflegeberuf zurückbringen und mit flexiblen Lösungen einen echten Mehrwert für das schweizerische Gesundheitssystem schaffen.

Firma: Vokus Personal AG

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